¿QUÉ ASUNTOS DEBO TOCAR EN LAS JUNTAS DE TRABAJO?
VEAMOS
¿Has asistido a reuniones donde sientes que sólo se perdió el tiempo?, ¿Consideras que las juntas que organizas son netamente productivas? Veamos.
Se nos ha ido el mes de septiembre (y algo más), así que cuando llegue el tiempo del último trimestre del año deseo que tus metas planteadas al inicio del ciclo ya vayan al 70 u 80% de cumplimiento. Entremos en materia.
Para que una junta sea totalmente productiva debes asegurarte que cumples con estas 2 premisas:
- Cita a planear lo que se va a hacer.
- Convoca a revisar lo que ya se hizo.
Los asuntos que debes tocar son los concernientes a generar consensos, resolver problemas, determinar estrategias y tácticas por ejecutar, evaluar las acciones implementadas, solicitar y recibir informes para su análisis, planificar y revisar ventas, así como parámetros financieros, elegir clientes, verificar cobranza, ver los resultados contables y en general preveer y evaluar diversos asuntos que requieren de la toma de acción en el nivel decisor.
A partir de los dos puntos anteriores entonces debes afianzar lo siguiente:
- Ten reglas y un procedimiento definido para hacer una junta.
- Haz invitaciones formales al convocar a junta. No importa que sólo sea por correo electrónico.
- Invita con tiempo a los asistentes. Debes darles tiempo de preparar la información que van a presentar y que deseas analizar con ellos.
- Determina el tiempo aproximado que durará la junta.
- Deberás contar con un orden del día. Éste es un listado de asuntos por desahogar.
- Tal orden no debe tener más de 5 temas por abarcar.
- Convoca sólo a las personas que aporten conocimiento e información a los temas por tocar. Nada de gente extra (sólo son quita tiempo).
- Nombra a un Secretario de la junta quien será el encargado de tomar los acuerdos, hacer que se respeten los turnos de la palabra y llevar la conducción de la reunión. Pondrá orden.
- Marca tiempos para hablar. Evita los monólogos y los diálogos. En la junta participan todos los convocados. Por eso invitaste a los que sí aportan.
- Evitar el alargamiento de una junta. Más de 90 minutos ya es un suplicio y se perderá tiempo para la ejecución inmediata y mediata. De ser necesario segmenta la junta para no alargar su duración.
- Tomen todos los acuerdos y generen una Minuta que los contenga para irles dando seguimiento en parámetros de efectividad y tiempo.
Ahora bien, debo decir que hay diferentes tipos de reuniones y por ende diferentes tipos de temas, duración y forma de llevarlas a cabo, mas en general con las recomendaciones anteriores podrás tener una junta efectiva que beneficie a los diferentes arquetipos de tu organización.
Los niveles y procesos colaterales pueden tener reuniones de trabajo operativas y turnar sus decisiones al nivel superior.
Una junta de trabajo es una herramienta, un método y una forma de conducir tu empresa. Hazlas productivas y evita perder el tiempo en ellas; nada es más triste que jefes y colaboradores ya no las hagan porque desde su perspectiva suelen ser irrelevantes.
Toca, de manera ejecutiva, asuntos importantes, relevantes y trascendentes. Ese es el secreto.
Escríbeme a carlos.flores@direccionempresarial.com.mx y desde allí nos seguimos comunicando.
Te deseo felices y productivos negocios, y por favor: ¡nunca dejes de tomar acciones que te hagan trascender!
Artículo de #MartesDeEmpresa No. 219
Escrito en: Desierto de los Leones, Ciudad de México, México.
Consultas y asesoría personalizada:
📧 carlos.flores@direccionempresarial.com.mx y educaciontde@direccionempresarial.com.mx
Cursos y Talleres CETT TDE®:
TALLER DE EXCEL, Octubre 14, 2023. Presencial
TALLER DE FINANZAS PARA EMPRESARIOS Y EMPRENDEDORES (10ª Generación), 28 Septiembre 2023, Vía Zoom
TALLER DE FINANZAS BÁSICAS, Noviembre 2023, Zoom
TALLER DE MARCA PERSONAL, VENTAS Y PSICOLOGÍA DEL CLIENTE, Octubre 2023, Presencial
LIBROS Y MATERIAL ¿Quieres aprender más? Adquiere nuestro acervo:
1 Conceptos Básicos de Empresa: $329 e-book.
2 Inteligencia comercial y Elementos de Mix Marketing: $389.00 e-book.
3 Finanzas para empresarios y emprendedores: $379.00 e-book.
4 Plan de Negocio, La Guía: $819.00 e-book.
NOTA: Más gastos de envío en la modalidad impresa.
*Empresario, profesor universitario y consultor organizacional. Político en mis ratos libres.
Es dueño inversionista y catedrático, desde 2015, en el Centro Empresarial TDE-Talentum (CETT), escuela de negocios y formación directiva; es consultor de emprendimiento y finanzas para INNOVA UNAM y en TDE®; es consultor líder en administración para distintos gobiernos y fiscalías en el I-GOB y USAID; escribe libros de administración y negocios; ha sido catedrático en la UNAM y UNILA. Su palabra y estilo favoritos: TRASCENDER!!!