Cero burocracia. ‘Aquí no es’

‘Aquí no es’. ‘Aquí no le toca’. ‘Tiene que ir a otra sucursal’. ‘Le faltaron estos documentos’.  ‘Cerramos hace un minuto’. ‘Mi jefe no está y él es quién firma’. ‘Sí es aquí, pero ahorita no tenemos material’. ¿Te ha pasado? Veamos.

Termina el mes de agosto y ya sólo faltan 4 meses para concluir el año. Yo espero que al menos tengas más del 50% de tus metas concluidas. De no ser así, mete acelerador y talento para ir ad hoc con el año. Entremos en materia.

 Hoy visité un Banco de capital español, que empieza con ‘S’. El jueves pasado fui a la Agencia coreana donde compré mi nueva camioneta (‘H’). Hace 3 años hice cambio de propietario y placas de mi auto viejo, eso en la Alcaldía AO de la CDMX. En diciembre pasado me di de alta ante la Tesorería del Gobierno de ‘M’; en fin, no importando el dónde, ni si era gobierno o iniciativa privada, los trámites y gestiones son tardados, repetitivos y francamente innecesarios en muchos de sus pasos.

Ante tal situación te recomiendo mantener simple y sin ataduras a tu negocio u organización.  Qué entre lo que te toca y pidas, no haya trámites y papeleo de más.

Pocas veces, aunque interpongas alegatos y te asista la razón, podrás cambiar algo de afuera. Pero en lo que te concierne, puedes disminuir y/o eliminar toda burocracia. Es tu negocio, equipo u organización, y allí sí podrás:

• Hacer todo en un día o menos.
• Hacer todo en línea.
• No pedir documentos de más.
• Eliminar las copias y sólo cotejar documentos originales.
• INE, CURP, RFC y Acta de Nacimiento, contienen casi lo mismo. No pidas todo.
• El comprobante de domicilio ya está en la INE. Pide uno cuando no sea el domicilio actual.
• No hacer que se realice un trámite de nuevo.
• Capturar datos y formularios con personal propio y no pongas al usuario(a) a hacerlo.
• De ser el caso, hacer formatos y formulario únicos y de fácil llenado por el usuario(a).
• Evitar las largas filas de espera.
• Poner atención a lo que te están solicitando, escuchar activamente y tratar de resolver el caso lo mejor posible.

Y siempre recuerda una cosa (nunca la olvides): ¿cómo te gustaría ser tratado(a) a ti si fueras el usuario(a)?, bueno, pues así trata a la gente desde tu empresa o entidad pública. Como Directivo(a) puedes hacerlo, te lo aseguro.

Y sí te encuentras algunas reglas, procedimientos y protocolos exagerados, de esos que fomentan trabajo innecesario, inicia el trámite por modificarlos. Es mejor que tú te enfrasques en una batalla por erradicar la burocracia a que la padezcan los usuarios(as).

Y también te invito a facilitar en tu organización todo tipo de:

• Inscripciones.
• Registros.
• Cotejos.
• Servicio posterior.
• Atención de quejas y denuncias.
• Reparación de daños.
• Obtención de beneficios.
• Gestión de pagos.
• Citas.
• Expedición de documentos.
• Toma de declaraciones.
• Entre otros trámites.

Mientras menos requisitos, mejor. El beneficio para ti será que los usuarios(as) gusten de comprar tu oferta; hagan una reputación positiva de tu oficina; recomienden tus servicios; hablen bien de tu organización; te califiquen bien en la encuesta; sobreviva, crezca y trascienda tu organización; incrementen tu presupuesto o ingresos; obtengas ascensos; crezca tu negocio; entre otros más.

Nada es más molesto y pocas cosas lesionan más, que tener servicios y trámites que obstaculicen al usuario(a) o que no le faciliten acceder a tu oferta.

Ahora bien, si de plano un requisito, documento y trámite es muy necesario para asegurar un trabajo bien hecho y estar de acuerdo con las buenas prácticas, pues ni modo, ese déjalo.

Piensa una cosa: los trámites en exceso son una creación puramente humana, y como tales podemos también pulverizarlos. Sólo deja aquéllos que fomenten el orden, la organización y un debido establecimiento de reglas de convivencia.

Lo único difícil en la vida debería ser pasar un examen de acceso o de grado en una universidad, así como el acceso a un trabajo de excelencia. De ahí en fuera, debemos facilitar la vida a la gente. Una sociedad donde impere la confianza, es una sociedad altamente avanzada.

¿Nos falta mucho para eso? ¡Claro que sí! , pero contigo y tu organización podemos empezar. ¡Adelante! Y nunca le digas a tus usuarios(as): ‘aquí no es’.

Recuerda, te veo hoy por la noche en el FB Live de #MartesDeEmpresa, 8 pm en punto (FB://TDE Taller de Desarrollo Empresarial) y nos leemos el próximo martes en esta columna; te deseo felices y productivos negocios, y por favor: ¡no dejes de tomar acciones que te hagan trascender!

Artículo de #MartesDeEmpresa No. 143

Escrito en: Desierto de los Leones, Ciudad de México, México.

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*Empresario, profesor universitario y consultor organizacional. Político en mis ratos libres.
Es dueño inversionista y catedrático, desde 2015, en el Centro Empresarial TDE-Talentum (CETT), escuela de negocios y formación directiva; es consultor de emprendimiento y finanzas para INNOVA UNAM y en TDE®; es consultor líder en administración para distintos gobiernos y fiscalías en el I-GOB y USAID; escribe libros de administración y negocios; ha sido catedrático en la UNAM y UNILA. Su palabra y estilo favoritos: TRASCENDER!!!