SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN
TODO DEBE SER SUSCEPTIBLE A SER MEDIDO
Todo debe ser susceptible de ser medido, y no sólo al final del proceso, sino durante su marcha, en el desempeño continuo mismo. De no ser así, se corre el riesgo de que las fallas aplasten el esfuerzo del conjunto. ¿Sabes medir y controlar? Veamos.
Alguna vez, en el año 2013, en Management Systems International Ltd., empresa consultora que labora como contratista para proyectos de USAID, me pidieron hacer una matriz de indicadores para el Gobierno de Nuevo León. Salió todo bien y terminaron pagándome muy buenos honorarios.
Recuerdo ese hecho porque moría de miedo, yo no sabía diseñar, y mucho menos hacer funcionar, un sistema que midiera los resultados operativos de una organización en marcha.
La técnica estadística para un SGC basado en ISO era una cosa (herramienta que, esa sí, yo ya dominaba), y un sistema de monitoreo y evaluación (SME) era otra.
Pero entendí muy a tiempo que ambas herramientas se basaban en la vieja y certera premisa de Lord Kelvin: ‘Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre’.
Entonces desde aquél año, en todos los procesos de consultoría donde he podido intervenir, ya sea desde TetraTech DPK Inc., TDE® o desde IGOB®, con las distintas organizaciones cliente, siempre sugiero que para ampliar el rango de perfeccionamiento-fortalecimiento de las capacidades del proceso y de las metas, se diseñe, aunque sea sencillo, un SME.
El SME brinda información continua del avance de actividades y del logro de objetivos. Nos ayuda a dar seguimiento al desempeño y mide, de forma precisa, real y contundente, el impacto que nuestras decisiones y acciones tienen para con la sociedad y/o con el mercado.
Voy a poner 2 ejemplos, uno para la empresa privada y otro de gobierno donde observarás muy claramente, la importancia de medir lo que se hace y logra.
Imagina que hubieras vendido $3, 150,000.00 pesos de tus productos en un año, ¿eso estuvo bien?, ¿estuvo aceptable?, ¿fue óptimo?, ¿tu empresa ganó dinero?
Ahora imagina que donde laboras han atendido a 8500 personas de un programa de apoyo a lo largo del año, ¿fue lo adecuado?, ¿estuvo bien aplicado el presupuesto?, ¿hubo eficiencia y eficacia con ese número?, ¿qué porcentaje de la población fue atendida?
En ambos casos, sí no tienes parámetros o medidores previos (una meta y un indicador), entonces NUNCA podrás contestar cada una de las preguntas formuladas anteriormente.
Y todavía peor, estarás trabajando sin faro, sin rumbo, sin sentido y sin saber, francamente, lo que deseas impactar y luego mejorar.
Sin indicadores, no sabrás si estás perdiendo dinero, dilapidando presupuesto, resolviendo o causando problemas, jugando, perdiendo el tiempo, etc.
Define en qué contexto te desenvuelves, qué quieres hacer, qué deseas lograr y luego cómo lo vas a medir: mediante números, dinero, porcentajes, montos, cantidades o con algún otro parámetro. Medir es la directriz.
Bien, ya que vimos que es fundamental tener parámetros, que no es una opción sino una obligación, te sugiero diseñar un SME poco complejo pero efectivo, uno que te ayude a medir estos ítems: satisfacción, eficacia, eficiencia, desempeño, resultados internos e impacto externo.
Se pueden hacer matrices de indicadores, tableros de medición, listados de parámetros generales, formularios de registro de datos, informes y reportes con una periodicidad previamente definida. Un sistema completo, integral.
Hacer SME’s se ha vuelto una tarea recurrente para nuestras empresas consultoras. Al principio, al cliente le da miedo… pavor a comprometerse, a lograr metas y dar seguimiento a las acciones, pero cuando ven que es útil, relevante y que ayuda a cumplir con la misión de la organización, así como que comienza a trabajar por sí mismo, la cosa cambia y el trabajo jala.
No basta con hacer planeación estratégica, hay que ponerle un sistema de monitoreo a todo ese plan. ¿Tú ya lo haces? ¡Perfecto! ¿Aún no? ¡Vamos a hacerlo!
Nos vemos el próximo Martes de Empresa, te deseo felices negocios, y por favor: ¡no dejes de tomar acciones que te hagan trascender!
Artículo de #MartesDeEmpresa No. 127.
Escrito en: Desierto de los Leones, Ciudad de México, México.
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*Empresario, profesor universitario y consultor organizacional. Político en mis ratos libres.
Es dueño inversionista y catedrático, desde 2015, en el Centro Empresarial TDE-Talentum (CETT), escuela de negocios y formación directiva; es consultor de emprendimiento y finanzas para INNOVA UNAM y en TDE®; es consultor líder en administración para distintos gobiernos y fiscalías en el I-GOB y USAID; escribe libros de administración y negocios; ha sido catedrático en la UNAM y UNILA. Su palabra y estilo favoritos: TRASCENDER!!!